Blijf werven, ook in tijden van corona
Guido Schipper
In tijden van crisis zie je het aantal vacatures snel teruglopen. Logisch ook. Voor veel bedrijven zijn dit onzekere tijden en dan wil je geen nieuwe verplichtingen aangaan. Voor mij als recruiter bij de TU Delft is de situatie een klein beetje anders. We hebben nog steeds nieuw talent nodig om het onderwijs te laten doorgaan, onderzoek te doen en te innoveren. Daarom blijven we doorgaan met werving en selectie van kandidaten. Maar hoe doe je dat als je kandidaten niet live kan spreken? Dat is een uitdaging. Ik heb de afgelopen tijd meerdere selectiegesprekken gevoerd met kandidaten via video, maar dat gaat best goed. Wat daarbij helpt, is dat ik zorg dat ik het sollicitatiegesprek goed voorbereid met de andere leden van de selectiecommissie. We bespreken vooraf wie welke onderdelen van het profiel bevraagt, wie het proces en de tijd bewaakt en wie het gesprek leidt. Ik trek een net overhemd aan en zorg dat ik in een rustige ruimte zit, met een rustige achtergrond zonder tegenlicht. En niet onbelangrijk: ik laat mijn vrouw en kind weten dat ze me niet mogen storen. Voor een goed gesprek is het nog belangrijker dan normaal om kandidaten op hun gemak te stellen en dat ze het gesprek ervaren als een gelijkwaardige dialoog. Ik stuur daarom vooraf al wat tips op over het gebruik van video (bijvoorbeeld Skype of Zoom) en wat te doen als de verbinding wegvalt. Ook vraag ik de kandidaat iets eerder in te loggen, zodat we samen even kunnen checken of het geluid en beeld goed zijn, voordat de andere commissieleden inbellen. Meestal is na het voorstelrondje de onwennigheid wel weg en verloopt het gesprek voorspoedig. Ik geef kandidaten veel ruimte voor vragen en moedig ze echt aan om te onderzoeken of de TU Delft en de functie bij hen past. Dat is namelijk net zo belangrijk als ons assessment of de kandidaat geschikt is. De terugkoppeling op het gesprek doe ik telefonisch of ook weer via een video-gesprek. Kandidaten geven zelf veelal terug dat ze vooraf extra zenuwachtig waren voor het videogesprek gezien de vorm, maar dat dit uiteindelijk erg mee is gevallen. Bij veel sollicitatieprocedures bouwen we normaal gesproken ruimte in om de kandidaat kennis te laten maken met toekomstige collega’s en de campus, bijvoorbeeld met informele gesprekken en een rondleiding. Ook nu is het mogelijk om informele gesprekken in te plannen met toekomstige collega’s en kun je kandidaten links naar video’s of websites sturen, waaruit ze een goede indruk van de campus kunnen krijgen. Veel TU Delft-collega’s vragen zich af of je iemand kunt aannemen en laten beginnen in deze tijd. Het antwoord is: ja, maar het inwerken vraagt wel extra inspanning van leidinggevende(n) en collega’s. Zorg dus voor een goed inwerkprogramma in samenspraak met naaste collega’s en plan vooraf kennismakingsgesprekken in. Vergeet daarbij zeker de managementassistent van de afdeling niet. Ook is het belangrijk om data als einde proeftijd, tweegesprekken en teamoverleggen op voorhand in agenda’s vast te leggen. Komt je nieuwe collega uit het buitenland? Dan is het beleid om hem of haar, indien de functie het toelaat, van daaruit te laten starten en pas later te laten verhuizen. De collega’s van Coming to Delft kunnen helpen bij het voorbereiden van de verhuizing naar Nederland. In de huidige situatie is het nog belangrijker om goed contact te onderhouden met toekomstige collega’s die al wel zijn aangenomen maar nog moeten beginnen. Blijf belangrijke informatie naar hen doorsturen en (video)bel ze met enige regelmaat over hun start en inwerkperiode. Zo blijven ze betrokken en enthousiast. Ik zou alle collega’s willen aansporen om ook zelf de drempel van het voeren van online sollicitatiegesprekken te overwinnen en juist in deze tijden veel aandacht te besteden aan het werven van nieuwe collega’s.