Heel trots op HR-medewerkers

Ingrid Halewijn en Annemieke Zonneveld

De directie HR kreeg al in januari de eerste signalen over de naderende coronacrisis en vanaf dat moment werd het alleen maar drukker. Directeur HR Ingrid Halewijn en programmadirecteur HR ICT Annemieke Zonneveld kijken terug op de recente hectiek.

De directie HR draait op volle kracht door in coronatijd. “De organisatie stelt nog steeds dezelfde eisen aan de dienstverlening en we zijn ook gehouden aan de afspraken uit de dienstverleningsovereenkomst over bijvoorbeeld kwaliteit en doorlooptijd. Het is dan ook geen moment rustig geweest. Sterker, er wordt veel extra van ons gevraagd”, vertelt Annemieke Zonneveld. Al in januari kwamen de eerste vraagstukken op HR af. “Wat gaan we doen met mensen die inreizen vanuit gebieden waar het coronavirus nu heerst? Dat was eigenlijk het eerste dilemma. We zijn toen meteen begonnen met het ontvangen van mensen op afstand en hen te vragen om eerst twee weken in quarantaine te blijven. Al vrij vroeg in het proces waren we al bezig allerlei maatregelen te treffen, bijvoorbeeld HSE in samenwerking met Facilitair Management op het gebied van hygiëne. Er werd goed op gereageerd. Dat heeft gemaakt dat we bij de landelijke maatregelen binnen de TU Delft daar al aan gewend waren, we liepen eigenlijk wat voor”, vertelt Ingrid Halewijn.

Stroomversnelling Alles kwam in een stroomversnelling toen de overheid op 12 maart aankondigde dat iedereen vanaf de volgende dag zoveel mogelijk moest thuiswerken. Daar bleef het niet bij: “We hoorden zondagochtend al dat ook de scholen die maandag dicht zouden gaan; we zijn die dag al gaan uitwerken wat dat zou kunnen betekenen. Toen volgden een aantal hectische weken”, zegt Halewijn. Dat gold ook voor Zonneveld, die in het Centrale Crisis Team (CCT) plaatsnam: “Uitgangspunt was dat onderwijs en onderzoek zo veel mogelijk doorgang moesten vinden, maar dan online en zoveel mogelijk vanuit huis. Daar moesten medewerkers en leidinggevenden zo goed mogelijk in worden gefaciliteerd. Vanuit HR hebben we daarom handreikingen gegeven aan leidinggevenden om hun rol in dat proces te kunnen vervullen. Daarbij gaan we zoveel mogelijk uit van de gangbare praktijk. De huidige regelingen bieden namelijk al allerlei opties, bijvoorbeeld voor bijzonder verlof, alleen moet je ze specifiek maken voor de huidige situatie.” “In twee weken tijd hebben we zo’n 20 onderwerpen uitgewerkt als leidraad voor leidinggevenden, gebaseerd op vragen die we binnenkregen via het CCT, de HR-managers of HR Services”, zegt Halewijn. Die onderwerpen lopen uiteen van kinderopvang tot visa. Zonneveld: “We merkten dat mensen vooral behoefte hadden aan duidelijkheid. Die hebben we met onze handreikingen geboden. Verder is het proces hetzelfde: leidinggevenden kunnen met de richtlijn in hun achterhoofd het beste inschatten hoe om te gaan met een specifieke situatie; de HR-manager kan daarbij adviseren.” Is het proces niet veranderd, de geest waarin wordt gehandeld is dat wel. “We adviseren de regelingen coulant richting medewerkers toe te passen. Het was en is voor iedereen zoeken naar een nieuwe balans bij de landelijke maatregelen, dat kost de nodige flexibiliteit en tijd. Maar dat we in tegenstelling tot veel bedrijven geen acuut omzetverlies hebben, maakt dat je zaken iets rustiger kunt afwegen”, aldus Halewijn. Toegenomen werklast Diezelfde houding heeft Zonneveld naar haar eigen medewerkers toe niet altijd gemerkt. “Het heeft me wel verbaasd dat sommigen zo weinig begrip hebben voor het feit dat collega’s binnen HR in dezelfde moeilijke omstandigheden werken. De vijftig mensen in mijn team moeten gewoon de telefoon opnemen en calls afhandelen en productief zijn, maar hebben net zo hard kinderen thuis of zorg voor familie.” De werklast voor HR Services/ HR administratie nam intussen niet af. Er waren dan wel zo’n tien procent minder mutaties en aanstellingen te verwerken – normaal zo’n 1100 per maand – maar het aantal telefoontjes naar HR Services/HR Contact Centre steeg in maart van 1050 naar 1200. Ook de vragen die via Topdesk binnenkomen, zijn gestegen. In maart waren dat er 1300 tegen normaal zo’n 1000; in april zien we dit verder stijgen. Workarounds Er komen ook allerlei extra vragen op HR af. “We hebben nieuwe verklaringen moeten maken voor bijvoorbeeld grensarbeiders en medewerkers in cruciale beroepen en we hebben workarounds moeten regelen voor de ondertekening van brieven. We moeten allerlei rapportages verzorgen over wie er waar in het buitenland zit, en waar nieuwe internationale medewerkers vandaan komen. We overleggen met het IND over visa voor mensen die nu niet kunnen komen of juist niet weg kunnen. De werkdruk neemt alsmaar toe”, stelt Zonneveld. Lopende projecten gaan ook door. “De livegang van IKA is gewoon doorgegaan. En voor de inrichting van het nieuwe CORE HR- en payrollsysteem organiseren we online workshops met de leveranciers. Het is zoveel mogelijk business as usual.” Maar omdat de situatie juist heel ongewoon is, is het MT van HR druk bezig met het welzijn van de eigen medewerkers. Voor een deel gebeurt dat door voor hen ook duidelijkheid te scheppen in het werk. Zonneveld: “Normaal nemen we besluiten meer in gemeenschappelijke overlegtrajecten, nu moeten we wat directiever zijn.” Verder is het vooral een zaak van veel contact houden. “Iedere ochtend bespreken we via Skype hoe we de werkvoorraad gaan aanpakken. Ik spreek de teamleiders HR Services dagelijks en zij hun teamleden.” Halewijn: “We hebben verder veel contact met mensen om iedereen een beetje op te peppen. De frequentie van bepaalde overleggen is verhoogd en ik check ook met veel mensen regelmatig persoonlijk in. Als je allemaal op afstand werkt, moet je daar extra aandacht aan besteden. En je merkt dat het gewaardeerd wordt.”

“Ik vind het knap hoe gefocust iedereen aan het werk is vanuit het gevoel dat alles goed geregeld moet worden voor de organisatie”

Trots Beiden zijn erg te spreken over hun medewerkers. “Ik vind het knap hoe gefocust iedereen aan het werk is vanuit het gevoel dat alles goed geregeld moet worden voor de organisatie”, vindt Zonneveld. “De productiviteit ligt ondanks alles heel hoog; ik ben er erg trots op”, vult Halewijn aan. Wel benadrukt ze dat mensen ook hun rust nodig hebben. “We stimuleren iedereen om ook af en toe vrij te nemen. Heel bewust probeer ik ook in het weekend en op feestdagen niet te mailen. Want al krijg je na zes weken wel routine in het thuiswerken, het is vermoeiend. Voor je het weet zit je de hele dag in Skype meetings, waarin je anders moet kijken en luisteren.” Nu een beetje rust nemen is ook belangrijk voor de volgende drukke fase. “We zullen ons straks moeten voorbereiden op onze terugkeer naar de campus en de vragen die dat met zich meebrengt. Hoe gaan we bijvoorbeeld om met mensen wier promotie- of onderzoekstraject vertraging heeft opgelopen terwijl hun contract afloopt.”, vertelt Halewijn. “Of wat doen we met de verlofstuwmeren van mensen die juist helemaal geen vrij hebben kunnen nemen?” Ook rondom de werving zijn er veel vragen. “In september komen er altijd veel ‘new joiners’ tegelijk. We proberen de werving zoveel mogelijk door te laten gaan, maar hoe ontvangen we die mensen straks, en wat als ze hun land niet uitkunnen?” zegt Zonneveld. Bestaande regelingen Dat is ook nu al aan de orde. Halewijn: “Er zijn mensen die online moeten beginnen en hun collega’s nog niet ontmoet hebben. Ook zijn er mensen die na een week in Nederland bedachten dat ze toch liever terug naar hun familie gingen. Kun je zo’n arbeidscontract dan opschorten? Zo komen er allerlei nieuwe vragen op ons af.” Veel werk, maar niet onoverkomelijk, vindt ze. De antwoorden komen namelijk meestal van instanties als de IND of de belastingdienst. “We mogen het zelden zelf bedenken. We acteren binnen bestaande regelingen als de arbeidswetgeving, de cao en afspraken met de OR of de vakbonden. Dat kun je niet eenzijdig veranderen. Als HR-directeuren overleggen wij hierover intensief in VSNU-verband.”

Bij de uitvoering hanteert HR daarbij een aantal principes. “Ten eerste moet je er rekening mee houden dat er momenteel sprake is van overmacht die in de risicosfeer van de werkgever ligt, niet in die van de medewerker. Ten tweede wil je coulant zijn en iedereen de tijd geven om zich aan deze onvoorziene situatie aan te passen. En ten derde wil je zaken rechtvaardig regelen, niet met willekeur, maar voor iedereen op dezelfde, goede manier. Dat zijn drie dingen die we continu in ons achterhoofd houden. “

Keukentafel Hoe gaan ze zelf om met deze situatie? “Mijn man en ik werken beiden thuis en hebben het allebei razend druk gehad. Als HR zijn we dienstverleners voor medewerkers en leidinggevenden, maar we moeten ook zorgen dat onze eigen medewerkers deze periode goed doorkomen. Ik ben ook nog eens lid van het CCT”, vertelt Zonneveld. “Als ik op de TU Delft ben los ik heel veel dingen ‘on the fly’ op. Dat is vanuit huis lastiger, en dus moet ik veel harder werken. Ik heb ook geleerd dat ik dit alleen volhoud als ik aan het einde van de dag een uur neem om hard te lopen in het tuindersgebied tussen Delft en Pijnacker of online yogalessen volg.” Halewijn deelt momenteel de keukentafel als werkplek met haar man. “In het begin ben ik nog wel naar de campus geweest, maar dat werd steeds lastiger, omdat er haast geen voorzieningen meer open zijn. Maar dat zijn praktische dingetjes, dat is geen probleem. We zien nu bij de TU ook mensen die zelf ziek zijn geworden, of die ernstig zieke familieleden hebben. Die kunnen niet bij hun geliefden of gezin zijn, zelfs niet bij hun afscheid. Dat vind ik ongelooflijk verdrietig.” Toch ziet zij ook lichtpuntjes: “Mijn dochter studeert aan de TU Delft. Het is leuk om thuis te zien hoe dat gaat, hoe docenten inkijkjes geven in hun thuissituatie, hoe zij tentamens organiseren. Iedereen weet zich er goed doorheen te slaan. Colleges en tentamens gaan gewoon door, naar tevredenheid. En tevreden studenten die door kunnen met hun studie, is een belangrijke drijfveer waarvoor we dit allemaal doen. Naast gezond blijven, allemaal!”