“Waarom heeft de TU Delft bijvoorbeeld geen Teams?”

Wim Baak

Omdat we op grote schaal thuiswerken, wordt de roep om goede samenwerkingstools luider. Waarom heeft de TU Delft bijvoorbeeld geen Teams? Informatiemanager Wim Baak van ICT & FM legt het uit.

Samenwerken deden wij natuurlijk al, maar de coronacrisis dwong ons om ineens vrijwel allemaal vanuit andere locaties te werken. Dat vraagt een andere manier van samenwerken, doceren, tentamineren en het doen van onderzoeken. Vooral de vraag naar goede tools voor samenwerken en het (online) lesgeven explodeerde in die eerste week van de intelligente lockdown. Maar welke toepassingen passen nu het beste bij de TU Delft? Daarbij moeten we afwegingen maken tussen het faciliteren van onderwijs en de veiligheid en privacy van de gebruikers. Microsoft Teams werd hierbij veel genoemd. Waarom hebben we dit nog niet op de TU Delft? Het is een bekende toepassing die samenwerken (op afstand) faciliteert. Het is niet dat we hier niets mee willen, maar tot voor kort was Office 365, waar Teams onderdeel van is, niet geheel AVG-proof. Inmiddels zijn er afspraken met Microsoft gemaakt met betrekking tot een landelijke verwerkersovereenkomst. Daarnaast kunnen we Teams dusdanig instellen dat het voldoet aan de AVG. Dus we zijn nu gestart met de voorbereiding van de uitrol van Microsoft Teams bij de TU Delft. Nu zal je denken, mooi, dus we hebben binnenkort Teams. Zo eenvoudig is het echter niet. De volledige set van samenwerkingsfunctionaliteiten die in Teams is ingebouwd, vereist voor de implementatie meer planning en training. Microsoft noemt dit adoptie en daarin is de aandacht voor het gedrag van de gebruiker een belangrijke component. We zijn nu met specialisten van Microsoft in gesprek hoe we Teams het beste kunnen uitrollen bij de TU Delft. Hoe nemen we onze collega’s mee in het gebruik en de mogelijkheden van Teams, zodat jullie er ook echt wat aan hebben? Ongetwijfeld zijn er collega’s die inmiddels gewend zijn aan andere cloudapplicaties die samenwerking op afstand ondersteunen; Slack is hier een voorbeeld van. Teams biedt meer. Door hierover veel te communiceren en dat aanschouwelijk te maken willen wij hen enthousiast maken en verleiden om Teams te gebruiken.

“Nu zal je denken, mooi, dus we hebben binnenkort Teams. Zo eenvoudig is het echter niet.”

Nog even: wat doet Teams nu eigenlijk? Microsoft Teams is het allesomvattende samenwerkings- en communicatieplatform van Microsoft; het combineert vergaderingen, chats, gesprekken en het delen van bestanden in een gedeelde werkruimte. Teams is geïntegreerd met alle Office programma’s. Omdat we niet de hele Office 365 Suite in een keer kunnen implementeren, richten we ons voor nu op het chatten en videobellen, Outlook, OneDrive, delen van documenten via Sharepoint, projectdocumentatie en de samenwerkingsomgeving. Ondertussen Regelmatig komen aanvragen binnen voor cloudapplicaties die soortgelijke functionaliteit bieden als Zoom en Teams. De aanvragen zullen wij serieus op verschillende aspecten (functionaliteit, privacy, security architectuur) beoordelen. Omdat Microsoft Teams op de korte termijn niet beschikbaar is, zijn er applicaties die een behoefte invullen die wij thans niet kunnen aanbieden. Tegelijkertijd is het van belang te beseffen dat wij, uit oogpunt van beheer en beheersing, ervoor dienen te waken niet te veel applicaties met dezelfde functionaliteit beschikbaar te stellen.