“We vormen met zijn allen een ecosysteem waar je goed voor moet zorgen.”
Karin Hubert en Sander Heerbaart
Bij de directie Finance draait het dezer dagen om het welzijn van de medewerkers, maar ook om dat van de leveranciers, vertellen directeur Finance Karin Hubert en manager Procurement Sander Heerbaart.
Toen de overheid op 15 maart vergaande maatregelen in de strijd tegen het coronavirus aankondigde, realiseerde Karin Hubert zich meteen de ernst van de situatie voor leveranciers van de TU Delft. “Ik zag die persconferentie en dacht: dit gaat heel heftig worden. We zijn maandag gelijk gaan kijken hoe we iets konden doen om bedrijven te helpen”, vertelt ze. “Ik ben met mijn managers om tafel gaan zitten en heb gezegd: we betalen nu met een termijn van 30 dagen, kan dat niet eerder. Ik wist uiteraard dat het qua liquide middelen zou moeten kunnen.” Niet alleen financieel, ook technisch bleek het mogelijk. “We hadden de afgelopen jaren het P2P-proces (Procure to Pay) al sterk geautomatiseerd en gedigitaliseerd om aan de overheidsbetaaltermijn van 30 dagen te kunnen voldoen. Die laten we nu ook los. Zodra er in het bestelsysteem Alusta staat dat het product of de prestatie is geleverd en de factuur is ontvangen, gaan we over tot betalen”, vertelt Sander Heerbaart. Dat bleef niet onopgemerkt. Hubert: “Een aantal leveranciers koppelden gelijk al terug dat ze blij waren met de snelle betaling. Daar doe je het voor. Het gaat erom dat we nu allemaal iets bijdragen.” Grote impact Heerbaart snapt niets van het nieuws dat er grote bedrijven zijn die hun betalingstermijn nu juist – onwettig – oprekken tot soms wel 150 dagen. “Dat is schandalig. Wij werken veel met kleine, lokale ondernemers, die we op deze manier een beetje kunnen helpen. Dat is het minste wat je kunt doen onder deze omstandigheden.” Sneller betalen is één ding, maar wat kun je doen voor leveranciers van wie de diensten opeens stilvallen? “Van de ene dag op de andere zijn er allerlei zaken op de campus helemaal stopgezet of veel minder nodig, denk bijvoorbeeld aan de horeca of de schoonmaak. Dat heeft een grote impact.” “Het gaat hier over bestaande contracten, die nu onder druk staan door deze bijzondere omstandigheden. We zijn vorige week al in gesprek gegaan met leveranciers om te kijken waar zij tegen aanlopen en wat we voor elkaar kunnen betekenen”, gaat hij verder. “Nu de campus zo verlaten is, kun je misschien bepaalde onderhoudsklussen die voor de zomer gepland staan naar voren halen, bijvoorbeeld. Daarbij moeten we natuurlijk wel voldoen aan de richtlijnen voor veilig werken. Intern werken we nu aan een beleidslijn om hier zo goed mogelijk uit te komen.” Een andere maatregel is terughoudendheid bij het introduceren van nieuwe leveranciers. Daarmee ondersteunen we bestaande leveranciers in deze uiterst onzekere tijden, iets wat past bij onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Het is echter ook een kwestie van gezond verstand. Op korte termijn gaat dit om leveringszekerheid, want onderzoek en onderwijs gaan – veelal online – door en hebben dus producten en diensten nodig. Ook op langere termijn zit er een visie achter. “We vormen met zijn allen een ecosysteem waar je goed voor moet zorgen. We moeten niet kortzichtig zijn: deze crisis gaat een keer voorbij. Als we dan geen leveranciers meer hebben, kunnen we ook wel ophouden”, zegt Hubert.
“Het gaat me aan het hart, collega’s die bijvoorbeeld juf of meester moeten zijn en mama of papa en dan ook nog werken. Je kunt ze maar beperkt helpen. Dat de productiviteit nu niet zo hoog ligt is ook niet zo erg.”
Omschakeling Intussen moest wel de hele Finance-organisatie van de ene op de andere dag vanuit huis gaan werken, net als de rest van de TU Delft. Ook dat was technisch allemaal mogelijk. “Finance-medewerkers kunnen alle systemen van buiten benaderen, dus de financiële processen lopen gewoon door. Dat is mooi om te zien, alhoewel het uiteraard allemaal wennen is. Bij de migratie naar Alusta hebben we bijvoorbeeld de 2-factor authenticatie via sms al ingevoerd. Dat was voor mij een randvoorwaarde”, vertelt Heerbaart. “Een systeem als Alusta met zo’n 2500 TU-gebruikers moet je niet alleen op de campus laten draaien. In deze tijd moet je in alle uithoeken van de wereld kunnen werken, of gewoon thuis. Dat is al een paar jaar de lijn binnen Finance en daar plukken we nu de vruchten van.” Is het technisch allemaal goed geregeld, op organisatorisch en persoonlijk vlak was en is dat een grote omschakeling. “Natuurlijk moesten we zorgen dat de bedrijfsprocessen gewoon doorgang konden vinden. Maar als manager moet ik ook wel oog hebben voor de situatie waar mijn mensen inzitten. Ik heb zelf geen kleine kinderen meer, maar ik snap hoe lastig dat is momenteel.” Dat beaamt Hubert: “Het gaat me aan het hart, collega’s die bijvoorbeeld juf of meester moeten zijn en mama of papa en dan ook nog werken. Je kunt ze maar beperkt helpen. Dat de productiviteit nu niet zo hoog ligt is ook niet zo erg”, vindt ze. Hubert probeert zoveel mogelijk aan te sluiten bij de online afdelingsvergaderingen. “Wat ik heel erg mis is het rondlopen over de afdeling, de interactie, een praatje maken.” Ook Heerbaart mist het persoonlijk contact. “Dat gaat toch heel anders via aan scherm.” Al is hij ook te spreken over sommige digitale alternatieven. “We hebben onze eerste online afdelingsborrel gehad en daar gaan we een keer per week mee door. We gaan ook digitale lunchmomenten inplannen. Bij zulke gelegenheden heb je het ook weer eens over andere dingen met elkaar. Zeker met de verlenging van de maatregelen gaat dat een steeds grotere rol spelen. We zitten nog zeker vier weken in deze situatie. Onze collega’s geven aan dat ze elkaar en het onderlinge contact te missen en daar willen we echt rekening mee houden.” Chili con carne Hubert is heel erg trots op de creativiteit en flexibiliteit van haar medewerkers: “Het is ontzettend leuk om te zien hoe vernieuwend iedereen bezig is. We zitten bij Finance in een ontwikkeltraject en waar mogelijk proberen we dat ook door te laten gaan. Zo waren we bezig met een Lean Green Belt cursustraject, waar nog drie van de vijf bijeenkomsten moesten plaatsvinden. We hebben toen een bureautje ingeschakeld om de docent te streamen en alles gelijk op te nemen. Dat cursusmateriaal kunnen we dus later ook weer gebruiken. Dat is iets wat we onder normale omstandigheden niet gedaan zouden hebben”, stelt ze. “En dat we binnen een dag 180 mensen konden laten overschakelen naar thuiswerken, hadden we van tevoren ook niet kunnen bedenken.” Ook persoonlijk hebben ze zich moeten aanpassen. “Ik zit nu vaak vanaf acht uur in Skype-calls en heb dan niet eens tijd om thee te zetten. Je wilt ook niet te laat inbellen”, vertelt Hubert. “Maar ik ben een positief ingesteld mens, dus probeer er het beste van te maken. De reistijd die ik normaal naar de campus heb, gebruik ik nu om te sporten. En ik woon tussen ouderen, dus ik ben ook bezig met chili con carne of bananenbrood uitdelen.” Heerbaart heeft zijn berging omgebouwd tot huisgym omdat de sportscholen dicht zijn. Ook heeft hij een oude smartphone bij zijn ouders afgeleverd. “Ik heb ze uitgelegd hoe ze moeten FaceTimen. Hun wereld wordt door de maatregelen ook kleiner, en zo kunnen ze contact houden met de kleinkinderen.”
Meer weten? Er wordt druk gecommuniceerd om leveranciers en medewerkers op de hoogte te brengen van het aangepaste beleid. Een proactieve houding en adequaat handelen hierin zijn belangrijk, zoals bijvoorbeeld direct contact opnemen met een leverancier wanneer er knelpunten optreden of verwacht kunnen worden. Indien er afwijkende afspraken gemaakt moeten worden met een leverancier, dan is het zaak dat deze niet strijdig zijn met de overeenkomst. Wie hier vragen over heeft of advies wil, kan terecht bij: procurement@tudelft.nl. “We zitten allemaal thuis klaar om vragen te coördineren”, aldus Heerbaart.