Stilte bij de servicepunten

Mariëlle van Duinen, Janneke Luyten-Koenraadt en Aletta Riezebos

Mariëlle van Duinen, Janneke Luyten-Koenraadt en Aletta Riezebos werken bij de afdeling Servicepunten en Dienstverlening, waar de werkzaamheden er door het coronavirus opeens heel anders uitzien. Ze vertellen hoe zij de afgelopen weken hebben ervaren.

Normaal gesproken zijn de servicepunten dé centrale plekken in een faculteit of gebouw, waar studenten, medewerkers en bezoekers terecht kunnen met allerlei vragen. Samen met o.a. de collega’s van dienstverlening worden problemen zo snel mogelijk opgelost en kan iedereen weer onbezorgd aan de slag. Nu zijn de gebouwen zo goed als leeg en is het stil op de locaties. Achter de schermen is dat wel anders, vertelt Mariëlle van Duinen, manager Servicepunten en Dienstverlening. “Het begon al in februari met het ophangen van de posters over handenwassen en het verdelen van de alcoholpompjes, daarna was het steeds schakelen op wijzigingen, zoals het wijzigen van openingstijden, het dichtgaan van locaties, het registreren bij de entrees”, aldus Mariëlle.

Hectiek Het waren hectische weken, want alle maatregelen en wijzigingen hebben consequenties waar op geacteerd moet worden. Een aanpassing in openingstijd van de locatie van bijvoorbeeld 20.00 uur naar 18.00 uur, heeft consequenties voor het rooster van servicepuntmedewerkers, voor de schoonmaak, de beveiliging en voor aanpassingen op de toegangspassen. Daarnaast lopen ook andere werkzaamheden gewoon door. Zo levert Logistiek & Milieu gassen, chemicaliën en laboratoriumbenodigdheden voor lopend onderzoek. Voor nieuwe onderzoeken, zoals het ontwikkelen van beademingsapparatuur, werden cilinders met zuurstof en op maat gemaakte drukregelaars afgeleverd, vaak na de reguliere werktijd.

Janneke Luyten-Koenraadt is coördinator van de servicepunten. “In het begin waren er ook vragen waar we nog geen antwoord op hadden. We merkten dat het daarom heel belangrijk was om nieuwe informatie meteen bij alle servicepunten en teams dienstverlening te krijgen.” Al snel werd een appgroep opgericht waarin de laatste updates werden gedeeld en vragen konden worden gesteld. “Dat bleek een goede zet, want vragen van de ene faculteit kunnen heel relevant zijn voor de andere faculteit, ook al hadden zij die vraag zelf nog niet gehad.”

“Willen jullie wel goed voor mijn plantjes zorgen?”

Digitaal loket Daarnaast moesten de roosters en werktijden worden aangepast, omdat er in veel gebouwen andere openingstijden gelden. Inmiddels zijn de faculteiten Bouwkunde en TBM gesloten en werken de medewerkers van die servicepunten vanuit huis. Het servicepunt is nu dus vooral een digitaal loket. Janneke: “Collega’s zorgen vanuit huis dat de vragen beantwoord worden of op de juiste plek terecht komen. Daarbij pakken ze ook vragen op die bij andere servicepunten op de campus blijven liggen; die flexibiliteit is mooi om te zien.”

De medewerkers van dienstverlening moeten ook op de maatregelen inspringen waardoor hun dagelijkse werkzaamheden veranderen. Aletta Riezebos is medewerker dienstverlening bij TBM en heeft al wat bijzondere momenten meegemaakt. “Normaal gesproken zijn we bezig met allerlei klussen zoals onderwijsondersteuning en vragen van medewerkers. Toen het gebouw steeds leger werd, hebben we de koelkasten leeggehaald en alle prullenbakken geleegd. Dat gaf toch wel een raar gevoel. Ook zijn we druk bezig geweest om alle wijzigingen in openstelling van de locatie door te voeren in de toegangssystemen van het passensysteem.”

Voorbereiden op de nieuwe situatie Nu de eerste hectiek voorbij is, is er tijd voor andere werkzaamheden. Werkzaamheden waarbij het bijvoorbeeld erg prettig is dat het gebouw niet zo vol is, maar ook werkzaamheden die het nieuwe werken met anderhalve meter afstand mogelijk maken. Er worden periodieke schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd en contactoppervlakken worden vaker schoongemaakt, tellingen van het meubilair gedaan en ondersteuning gegeven bij het digitale onderwijs. Mariëlle: “Na deze hectiek richten we ons op het goed organiseren van het werk in de nieuwe situatie en denken we na over de volgende fase als er wel weer meer medewerkers en studenten naar de campus gaan komen.” De komende tijd zal dit veel aandacht en afstemming vragen. Tot die tijd zijn de servicepunten en dienstverlening gewoon bereikbaar en aanwezig. De meest opvallende vraag die Aletta afgelopen week binnenkreeg: “Willen jullie wel goed voor mijn plantjes zorgen?”